「経費精算の処理に追われて、いつも月末はバタバタ…」
「申請書の不備や領収書の紛失で、何度も確認し直すのがストレス」
こんな悩みは、多くの中小企業の経理現場でよく聞かれる声です。
人手不足やインボイス制度・電子帳簿保存法への対応など、経理を取り巻く環境はますます厳しくなっています。
そんな中、経費精算をクラウド化して経理DXを進める企業が増えています。
「経費精算のクラウド化」って聞くと、なんだか難しそうに聞こえるかもしれませんが安心してください。
スマホやクラウドツールを活用することで、これまで時間をかけていた処理を大幅に自動化し、経営判断に使えるデータもスムーズに整います。
この記事では、経費精算をクラウド化することでどのように業務が変わるのか、導入時に気をつけたいポイントやおすすめツールをわかりやすく解説します。
１．まだ多い“非効率な経費精算”の実態
経費精算は一見シンプルな業務に見えますが、実際には多くのムダやリスクを抱えがちです。
とくに中小企業では、紙やエクセル中心の運用がまだ主流で、次のような問題がよく見られます。
- レシートを集めて紙の申請書に貼り付け
- エクセルに入力し、上長がハンコや手書きで承認
- 経理がさらに会計ソフトに手入力で転記
- 原本が見つからず、何度も確認や修正に追われる
これでは、
- 申請・承認フローが遅い
- 入力ミスや確認漏れが頻発
- 経理担当の残業が慢性化
といった課題が続き、経営データとしての正確性やスピードも損なわれてしまいます。
実はクラウド化を取り入れるだけで、こうした悩みは大きく改善できますよ。
２．クラウド化でどう変わる？経費精算のDX効果
経費精算をクラウド化すると、申請から承認、仕訳までの流れが一気につながります。
これまで紙やExcelで何度も手を動かしていた作業がスマホとクラウド上で完結するため、経理担当だけでなく申請する社員や承認する上司の負担も大幅に軽減されます。
- スマホでレシートを撮影・登録
外出先や移動中にそのまま申請でき、紙を集める手間がなくなる。 - 承認フローをオンライン化
上長はワンクリックで確認・承認。どこにいてもスムーズに処理可能。 - 会計ソフトへ自動連携
承認済みデータがそのまま仕訳に反映され、再入力や転記ミスがなくなる。
こうした小さな改善の積み重ねが、経理の生産性を大きく引き上げます。
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３．主要ツールの特徴と選び方
経費精算をクラウド化できるサービスは数多くありますが、今回は中小企業で導入事例が多く、補助金対象にもなりやすい２つのツールを比較します。
| 項目 | マネーフォワードクラウド経費 |
弥生会計Next（経費精算） |
|---|---|---|
| レシート読み取り | ◎ スマホアプリでOCR対応 | ◯ スマホ撮影で取り込み可能 |
| 承認フロー | ◎ カスタマイズ性が高い | ◯ シンプルな承認経路 |
| 会計ソフト連携 | ◎ 自動仕訳まで一括処理 | ◎ 弥生製品間で完全連携 |
| 補助金対応 | IT導入補助金対象 | IT導入補助金対象 |
「既存の会計ソフトに合わせる」か「経費申請の複雑さ」で選ぶのがおすすめです。
４．導入時のチェックポイントと失敗を防ぐコツ
「クラウド経費精算ツールを入れたのに、結局手作業が残ってしまった…」
こうした声は少なくありません。実際に導入した中小企業からは、次のような失敗談がよく聞かれます。
- ルールやマニュアルがないまま導入し、部署ごとに運用がバラバラ
- 紙の処理と併用し続けた結果、どちらが正しいのか分からなくなった
- いきなり全社展開して混乱が続き、現場から不満が噴出
これを避けるには、次の3ステップを踏んで進めるのが成功のポイントです。
失敗を防ぐ３つの進め方
- まずは少人数の部署や一部の経費から小さくスタート
- 操作マニュアルや社内説明会で運用ルールを徹底共有
- 慣れてから他の部署・請求・給与へ段階的に拡張
小さく始めて徐々に広げることで、社員のストレスも少なく定着率が格段に上がります。
弥生製品を使い慣れているなら弥生会計Nextで経費精算もクラウド化！
５．補助金を活用してお得に導入
「クラウド経費精算を導入したいけど、コストが心配…」という経営者や経理担当者も多いのではないでしょうか。
そんな方にぜひ活用してほしいのがIT導入補助金です。
中小企業・小規模事業者が経理DXに取り組む際、初期導入費用や年間利用料の最大2/3が補助されることもあり、大きな負担軽減になります。
マネーフォワードクラウドや弥生会計シリーズは補助金対象になっていることが多く、導入を支援するIT導入支援事業者も多いため、手続きも安心です。
補助金申請で気をつけたいポイント
- 必ず導入前に申請（事後申請は不可）
- IT導入支援事業者との連携でスムーズに進める
- 対象ツールか事前に要チェック
まずは支援事業者やツールの公式ページをチェックしてみましょう。
６．まとめ｜経費精算から始める経理DX
経費精算のクラウド化は、経理DXの中でも最も効果を実感しやすい入り口です。
これまで紙やエクセルで繰り返していた作業をクラウド化することで、申請から承認、仕訳までを自動化でき、経理担当の作業時間も大幅に短縮されます。
- レシートはスマホで撮影してすぐ申請
- 上司は出張先からでもオンラインで承認
- 会計ソフトと連動して自動仕訳
このように一連の流れがつながることで、経理は単なる「記録・精算」部門から、資金や経営の状況をタイムリーに把握する「経営を支える部門」へと進化していきます。
まずは一つ、今日から取り組めるところからDXを始めてみませんか？
「経費精算」こそ、経理をラクにし、未来の成長につなげる最初の一歩です。
