現金出納帳はどう使う?現金出納帳の目的と項目は

起業家の基礎知識

 

現金出納帳は会計帳簿の中でも現金の取り扱いを記録する重要な帳簿です。

どういった目的で現金出納はつけられるのか、各項目にはどのような内容を記載すればよいのか、について説明します。

1.現金とは

「現金出納帳」の説明をする前に「現金」の説明をしましょう。

複式簿記における「現金」とは、いわゆるお金(通貨)だけではなく、以下のようなものも含まれます。

  • 通貨(紙幣・貨幣)
  • 他人振出小切手
  • 郵便為替証明書
  • 配当金領収証
  • 送金為替手形
  • 預金手形
  • 期限の到来した公社債の利札、など

つまり、いつでも現金に換金できるものを会計上は「現金」と呼ぶのです。

 

2.現金出納帳とは

現金出納帳とは「お金の入出金を記録」し「帳簿の残高と現金残高が同じかどうかを確認する」帳簿のことです。

家計のお金の出入りを記録する家計簿と類似しています。

会社組織においても、個人においても、何らかのビジネスを行うにあたっては「お金の流れ」を記録しておく必要があります。

ビジネスの基本で最も大切なことは、「支払い(支出)がいくらなのか」「得られたお金(入金)はいくらなのか」を把握することです。

現金出納帳には、支払いの場合であれば、いつ、何の目的で、どこに、いくら支払ったのか金額を記載しますし、反対に入金の場合も、どのように入金されたのかを記載します。

現金出納帳は重要な会計帳簿になりますので、作成し保存しておくことが必須です。

たとえ個人事業主であったとしても確定申告を行う際に、報酬や経費などの申告をすることになるので記載しておくことが非常に大切です。

また、現金出納帳は、帳簿の分類では補助簿に該当します。

補助簿とは、仕訳帳や総勘定元帳といった主要簿を補助する帳簿ことを言います。

補助簿はさらに補助記入帳と補助元帳に分類され、現金出納帳は仕訳帳を補助する補助記入帳に相当します。

但し、現金出納帳は総勘定元帳の現金科目と同じ場合が多いので、ここで現金出納帳の管理を行っている会社もあります。

 

3.現金出納帳の目的

現金出納帳をつける目的は「現金の流れを可視化すること」と「不正を防止すること」の2つが考えられます。

① キャッシュフローの可視化

現金出納帳が必要な理由には、お金の取引を可視化することができるという点があげられます。

コンビニエンスストアを経営している会社であれば、コンビニエンスストアの店舗では通常現金で取引が行われています。

また、取引先に対して仕入代金の支払いなども発生するでしょう。

どこでどのような入出金があったか、会社として記録していないと正確な数値を判断することができなくなってしまう恐れがあります。

現金出納帳をつけていることで、どこからどのような形でお金の入出金があったのかを可視化することが可能になるのです。

つまり、現金出納帳をきちんとつけておくことで、記録としての有用性とともにこれまでの取引内容を分析して、仕入れ条件の改善交渉や費用削減などに役立てることができるのです。

② 不正防止

企業においては、相互牽制の観点からも、経理を1人で行うケースは少ないと思われます。

現金出納帳が必要な理由の1つとしては、企業における不正なお金の使い込みなどを防止する目的が考えられます。

通常、会社の従業員が会社のお金を使う負目としては、出張の旅費や宿泊費などの必要経費が考えられます。

必要経費は、通常は領収書を経理部門に提出し、立替経費精算をして給与振込時に一緒に支払われます。

この際に、経理担当者が1名であれば、提出された領収書を自身が立て替えたかのように改竄することも可能です。

経理担当者が1人ではいけない理由はここにもあり、現金出納帳が正確に記入されていることで、金額の大小にかかわらず不正な金額の出金がないかどうかをチェックすることができるのです。

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4.現金出納帳の様式・項目

現金出納帳といっても、特別な様式が決まっているわけではありませんので使いやすいものを利用しても問題はありません。

最低限必要なのは、日付、摘要(取引の内容)、入金(収入)、出金(支出)、現金残高、の項目になります。

もし、複式簿記で現金出納帳をつける場合には、何に対して現金のやり取りが発生したのかを示す、相手方の勘定科目を記入する欄も必要になります。

① 日付

お金の入金もしくは支払いがあった日付を記入する項目です。

日付順に記入していき、同一日付で収入や支出が発生している場合には、それぞれ別の欄に記入していくことになります。

また、領収証を立替て精算した時の振込などは領収証の日付を記載するのではなく、精算日の出金として現金出納帳に記載します。

例えば、4月1日に消耗品を現金で購入した場合には、4月1日の日付を記入します。

このときに受領した領収証の日付が空欄あるいは、日付が異なる場合には、現金を支出した4月1日を記載、摘要あるいは備考欄に領収証の日付が違うことを記載しておくとよいでしょう。

② 科目

収入や支出など、お金がどこから入ってきて、どのような費用になるのか分類したものを科目に記載します。

複式簿記を採用している場合には、文房具を現金で購入したときなど、相手勘定科目欄に「事務用品費」、摘要に「ペン等筆記具を購入」、出金欄に現金、とそれぞれを記入します。

他にも、「交通費」「光熱費」「雑費」など様々な科目があります。

③ 摘要

摘要欄は、どのような取引をしたか記入します。

収入・支出など取引先との間に発生する取引内容など何のためにお金の出入りがあったのかを具体的に記載します。

例えば、「○○銀行より引き出し」とか「仙台の○○株式会社へ出張」、というように記載をします。

なお、個人事業主が個人のお金を事業に使った場合には、「事業主借、水道料金」、事業のお金を個人事業主が使う場合には、「事業主貸、生活費として妻へ」などと記載します。

また、お金の出入り口についても「○○銀行へ入金・□□銀行より出金」などと記載します。

④ 入金(収入)

入金(収入)欄には、現金が入金された場合に、入金された金額を記載します。

消費税についても税込みで記入します。

⑤ 出金(費用)

出金(費用)欄には、現金を支出した場合に、引き出した金額を記載します。

消費税については、入金と同様、税込みで記入します。

⑥ 預金残高

預金残高欄は、入金があった場合には前の残高に加算し、出金があった場合には前の残高から差し引きます。

手元現金として保管している現金を数え、残高と合っているかを調べます。

万が一、金額が合わないような場合には、不一致の原因をその日のうちに調査します。

調査する内容としては、記帳のときに桁違いはないか、転記ミスはないか、誤って過大あるいは過小に入出金していないか、などを確認することになります。

調査しても原因がわからない場合には、「現金過不足」という勘定科目を使って、不一致分を処理します。

このとき、面倒だからとポケットマネーを使って補填することは厳禁です。

複式簿記を採用し、決算期まで「現金過不足」勘定が残っている場合には、「雑損失」または「雑収入」に振り替えます。

 

5.現金出納帳の取り扱いに関する注意点

差引残高で金額が合わない場合は、転記する際の誤りはないか、記帳するときに桁違いはないか、入出金が間違っていないか、など原因を探る調査を当日中に行います。

それでも過不足金の原因が判明しない場合は、現金過不足という科目を使って会計上の処理を行います。

繰り返しになりますが、経理担当者はたとえ小額であっても過不足金が発生している場合には、決して自分で過分の金額を抜いたり、不足分の補填をしてはいけません。

現金の過不足が発生した仕事において何らかのミスがあったということになります。

このミスを隠蔽するのではなく、次に同じようなミスを起こさないように業務改善をしていくことがより重要なのです。

もし当日中に原因がわからなくい場合でも、後日判明する可能性がありますし、ミスをそのままにしておくことで経理担当者の仕事に対する評価やモチベーションが低下してしまいます。

現金出納帳はお金の入出金の記録と差引残高の確認をするために必要で、そしてそれを正確に行うことこそ現金出納帳の要と言えるでしょう。

一つワンポイントアドバイスですが、現金出納帳と実際の残高の差額が生じた時、差額が9で割り切れるか確認してください。

よくある間違え、例えば1,324円を1,234円と32を23と間違えて入力した場合、

1,324 – 1,234 = 90

或いは1,000円を100円と単位を間違えた場合、

1,000 – 100 = 900

両方共9で割り切れるので間違った箇所が早く見つかり、現金担当者の残業が減る事にもなります。

 

現金出納帳まとめ

現金出納帳は正確に記入することが重要ですし、自分の個人的な判断で現金の過不足を調整するような行為は決して行ってはいけません。

現金出納帳には、資金の流れを明確にするということと不正を防止するという目的があることを認識しておくことが重要です。

お金の流れを見える化!エクセルで資金繰り表・入出金予定表を作る方法」の記事を参考にして、お金の流れを見える化してみましょう。