中小企業が抱えている経理の悩みとその対応

中小企業に限らず、我が国の多くの企業は少子高齢化の影響を受けて慢性的な労働力不足に悩んでいます。しかし、大企業と比較すると、中小企業の場合は製造や営業に人員が割り当てられることが多いので、間接部門である経理部門には十分な人的リソースが割けていないことが多いのではないでしょうか。こうした状況下にある中小企業の経理部門が保有している様々な課題を抽出して、その対応について解説します。

１．中小企業が抱えている主な経理の悩み
まとめ

１．中小企業が抱えている主な経理の悩み

（１）銀行などの金融機関との関係構築・維持や資金繰りが難しい

資金の問題は会社を経営している以上、避けて通ることはできない問題のひとつです。収益を獲得することを検討しているのに、そのための準備資金すら用意できない状態では会社や事業を動かすことすらできません。したがって、どこからどのようにして資金を調達するのか、が重要な課題になるのです。

最初に思い付く方法は金融機関から融資を受けて資金調達することです。しかし、金融機関も信用力がない、あるいは乏しい中小企業に簡単には融資は実行してくれません。そこで重要になるのが、金融機関との関係を構築して信用力をアップさせることです。信用力は短期間で向上させられるものではありません。

そこで最初は普通預金口座の開設から始めて、事業資金決済の活用、余裕資金の貯蓄、など徐々にその金融機関の活用度合いを上げていきます。例えば資金決済に普通預金口座を利用すれば振込手数料などの手数料が金融機関には入りますし、預金額が増えれば金融機関の資産も増えるので、メリットがあるのです。もちろん、これだけで融資してもらえることはありません。もっと重要なことは本業での業績と将来の事業計画の中身です。しっかりと本業のビジネスを運営していて将来性もあるし成長力もある、と判断してもらえれば、それまでの取引状況なども踏まえて融資審査がスムーズに進む可能性は大いに高まるでしょう。

また、金融機関への提出書類は経理部門のメンバーが関与することが大部分だと思われます。普段から経営者が会社の経営に関する要点や将来の事業像などを経理部門のメンバーとも共有しておくことで、事業計画書の作成などにも大いに役に立つものと考えられます。

（２）必要な予算や削減できる経費がわからない

必要な予算や削減できる経費がわからない、ということは本来は経理としてはあってはならないことではありますが、実際には多くの中小企業でこうした状態が発生しているものと思われます。なぜならば予算は事業計画に基づいて策定されるものなので、そもそも事業計画の内容をきちんと理解していなければ、ビジネスを運営していくためにいくらのお金が必要なのか、ということは明確にはわからないでしょう。そういう意味でも事業計画の策定には経理部門は関与すべきなのです。

かつては金融機関を接待して親密な関係を構築して融資にも影響を与えるようなことが可能だったかもしれませんが、もうそんな時代は既に過去の遺物です。もちろん金融機関と良好な関係を築いて維持することは重要なことではありますが、誠実かつ真摯な態度で金融機関の担当者に接することでこちらの誠意は十分に汲んでくれるはずです。

一方、経費削減も経理部門の重要な業務のひとつです。「経費を削減することなんて簡単だ」と考えていると痛い目に合ってしまうかもしれません。経理部門の大きな失敗として、削減してはいけない経費を削減してしまって現場が回らなくなってしまった、という事例を挙げることができます。

例えば、派遣労働者を中心に仕事を進めていた現場のコストを削減するために多くの派遣社員をクビにしてしまうようなケースです。確かに派遣労働者に支払うコストはセーブできるかもしれませんが、実際に現場を動かすための人手が不足してしまい予定通りに仕事が進まない、ということが発生してしまう恐れがあり得ます。

つまり、このケースでは削減してはいけない経費を削減してしまった、ということになるわけです。経費の削減を検討する場合には金額的な削減効果も、当然ながら、考える必要はありますが、それ以上に、その経費を削減したらどのような影響があるのか、といったことも十分に考慮して削減の可否を決めることが重要なのです。

（３）期待しているほど税理士の能力が高くない

かなり多くの中小企業の経理部門の方々から「ウチの税理士は仕事ができないんだよね…」という声を聞くことがあります。たしかに税理士の中にはクライアントの期待に応えていない人もいるかもしれませんが、よく話を聞いてみるとそんな単純な話ではないようなケースが大部分です。

税理士は、記帳代行・税金対策のみならず、会社の資金繰り・コスト削減・業績悪化の対応策など、クライアントが抱えるさまざまな課題に回答して方針を提示してくれる、中小企業にとっては頼りになる存在です。しかし、税理士も慈善事業をやっているわけではないので、きちんとした報酬を受け取らなければいけません。税理士に不満を持っている企業の多くが、適正な報酬を払っていない、あるいは提供されるサービスを限定している、といった状況にあるようです。

上述した「削減してはいけない費用」にもつながる話ですが、士業によるプロフェッショナルサービスを受けるためにはお金がかかります。特に日本ではプロフェショナルサービスに対する理解が低く、サービス相応のコストというものがよくわかっていない人が多いように感じます。

こうした不満を解消するためには、税理士を変更するだけでは同じことを繰り返してしまう可能性が高いと思われるので、税理士との顧問契約の締結や見直しの際に、やって欲しいことを詳細かつ明確に決めてそれらの項目にふさわしい報酬額を決定することが必要になると思われます。

特に経営相談は、会社の状況にもよりますが、報酬額が高くなる可能性があります。しかし報酬額が高くてもその報酬額に見合った経営の方向性などに対する適切なアドバイスをもらえるのであれば決して高いとは感じないでしょう。とは言え、前述したようにやって欲しいことをやってくれないタイプの税理士も確かにいます。そのような場合には、やって欲しいことを明確にしたうえで、複数の税理士に見積もりを打診してみましょう。当然ながら実際に会って信頼できそうな人かどうか確かめることは必要です。また、報酬額だけではなく、その税理士の評判なども確認したうえで契約の可否を決定するようにしましょう。

（４）領収書の管理が大変

経理部門の業務に携わったことがある人であれば分かるとは思いますが、領収書は一枚一枚をきちんと確認・精査したうえで経理システムに入力します。さらに入力が終わった領収書も、基本的には、管理・保管しておく必要があります（保管期間は、法人税法では7年間、個人事業主では白色申告：５年間、青色申告：７年間）。とても煩雑な作業が必要になります。

加えて、全ての従業員が領収書の提出期限を守ってくれるわけではないので、場合によっては締め後に領収書処理が必要になることもあり得ます。特に中小企業の場合には領収書の処理・管理フローが明確に定まっていないようなケースも見受けられるので、実は領収書に関する経理部門の負担は結構重いということは多いのです。

領収書の管理方法は、以下のような方法が考えられますが、どの方法が自社に適しているのかを検討したうえで導入することが重要です。

➀用紙に貼付してファイリングする
貼付する場合にはテープではなく糊を利用して貼ることをおすすめします。用紙に貼り付けてないと領収書を紛失してしまう可能性がありますし、テープでは経年劣化で剥がれてしまうおそれがあるからです。

②日付順に保管する
日付順に保管する理由は、税務署などから問い合わせがあった場合に探しやすくするためです。また、他部署から問い合わせがくることも考えられるので（例えば、部内予算を適切に使っている費用なのか、を確認する目的、など）

③領収書を電子化して保管する
紙ベースでは嵩張るしスペースも必要になるので、電子化（電子ファイル化）して保管しておくと便利です。ただし、領収書を電子化して保存するためには電子帳簿保存法の定めにしたがう必要があります。

領収書については、正確かつスケジュールに則って処理することと同様にきちんと整理・保管することも重要な業務内容なので、経理部門の担当者にとっては手間と時間がかかる煩雑で面倒な仕事のひとつとなっています。領収書の処理・管理は、地味ではあるものの非常に大切な仕事です。後になってトラブルを発生させないためにも、正しく処理・保管することが重要かつ必要です。現在では電子データによる保存も認められるようになっているため、そうした方法も積極的に利用することをおすすめします。

（５）他部署（特に現場）から文句を言われることが多い

きちんと経理の仕事をしているだけなのに他部署から文句を言われることが多い、と嘆いている経理部門の方は少なくないでしょう。特に現場の人々からは「融通が利かない」「指示が細かい」「経理の専門家なのに間違ったことを教えられた」など経理部門に対する文句には枚挙に暇がない、といっても過言ではないでしょう。

経理部門からすれば、様々な法令やルールに則って業務を進めているだけなのに、そんなことを我々に言われても困る、と思うことも多いかもしれません。それはひとえに経理部門の仕事の特徴に起因しているものと考えられます。例えば、同じ間接部門である環境部門を例に挙げてみましょう。安全な環境を維持・整備するためには様々な法律が制定されており、企業によっては独自のルールを定めています。環境の維持・整備は従業員自身や周辺の住民などに直接影響を与えることが多いので、そのためのルールを遵守することは当然だと考える人が多いため、あまり環境部門に対して文句を言う人はいないのではないでしょうか。

しかし、経理部門が誰のために仕事をしているのか、ということを会社全体が正しく理解していないようなケースもあり得るのではないでしょうか。例えば、自分たちの仕事を楽にしたいから期限遵守をしつこく何度も言ってくるに違いない、などと思われてしまい、それが文句につながっているようなケースも考えられます。経理の業務は細部に渡りますし専門性も高いので他部門の人に理解してもらうことを最初から諦めてしまっているような会社も少なくないでしょう。

しかし、経理部門が機能していなければ売上代金の入金すら対応することができません。エビデンスに基づいて請求書を作成して取引先に送付して、経理システムには売掛金を計上して、銀行口座への入金を確認したら売掛金を消し込んで売上を確定させます。また、未入金の場合は支払督促の連絡を取引先にしたり、未回収債権としてエイジング管理をしたり、入金が不可能だと判明すれば特別損失などの損失計上を実施する、など様々な業務を一連の流れの中で実行する必要があるのです。

こうした詳しい業務の流れを他部署ではわからないので、文句が出ることもあるのでしょう。当然ながら経理部門には製造部門の詳しい業務内容はわからないことが多いのですが、現場に対して経理部門が文句を言うことは少ないように思います。これは、製造に関しては全くの門外漢であり、例えば、もっと品質の高い製品を作りなさい、と言ったところで経理部門にはそんなことを言う権利も義務もないので意味がないからです。

しかし経理部門の仕事は、請求書の提出を例に挙げると、期日までに出したほうがいいことくらいは分かっていても、請求書の処理に付随した処理・業務がどれほどあるのかを他部署の従業員にはイメージすることが難しいと思われます。したがって、もっと優先してやらなければならない仕事が詰まっているような場合には、経理部門から依頼された仕事を後回しにしたり期限を守らなかったりするようなことが発生するのでしょう。

また、経理部門からの依頼方法に問題がある場合もあります。上から目線で命令するような指示を出したりすれば、相手は面白くはないでしょう。故意に依頼された仕事を無視してやらなかったり、期限を遅らせて提出したりするようなことも起きる可能性は十分に考えられます。もちろん必要以上にへり下る必要はありませんが、あくまでも対等の立場として普段から接することが必要です。

（６）人手が不足していて一人当たりの業務量が過大

上述したように、少子高齢化の影響を受けて労働力人口が劇的に減少していることから多くの企業では労働力不足に悩まされています。その中でも営業部門や製造部門には必要な人的リソースを割り当てる企業は少なくないと思われます。なぜならば、営利企業は収益を上げることが目的であり、営業や製造は収益を獲得するためには企業にとって欠かせない機能だからです。

しかし、経理部門は直接収益を稼ぐことはないしいつも同じような仕事ばかりやっているのだから（この考え方はそもそも間違っていますが）、これまでの人的リソースをやりくりして対応してほしい、ということになりがちです。しかし、経理部門がしっかり機能していれば現場の無駄を指摘してコストを削減することも可能だし、会計基準や税法などは常に新しいものに更新されているので最新のナレッジを身に付けたメンバーに助けて欲しい、と考えることは当然でしょう。

つまり、経理部門に要員が足りないということは、会社全体の最適な人的リソース配分の失敗を経理部門に押し付けているだけということです。結果的に経理部門では従業員一人当たりの業務量が増加することになり、場合によっては健康被害が発生したり、退職者が増えたりすることにもなりかねません。

経理部門の業務量が過大だという声があがっているような場合には、経営者は会社全体を見渡して人事部門などとも協議して早急に人員配置の適正化を図るように検討することが必要です。ここで重要なことは「適正な」という状態の位置付けです。頑張れば何とかやれます、という状態を長続きさせることは無理です。繁忙期などを想定して普段は少し余裕があるくらいが「適正な」状態としておいたほうがいざという場合に対処しやすいでしょう。