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勘定科目内訳明細書とはどんな書類?記載方法や注意点について解説

勘定科目内訳明細をイメージする画像 起業家の基礎知識

勘定科目内訳明細書とは、貸借対照表と損益計算書のそれぞれの勘定科目における内訳明細書として、法令により提出義務が課されている書類のことです。勘定科目内訳明細書の書き方や作成の際の注意点などについて詳しく解説します。

 

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1.勘定科目内訳明細書とは

勘定科目内訳明細書とは、賃借対照表や損益計算書に記載されているそれぞれの勘定科目について、その内訳を説明している書類のことで、決算書類として取り扱われており、確定申告の際には税務署への提出が義務付けられています(法人税法施行規則第35条)。

勘定科目内訳明細書の提出日は、確定申告の際に提出する他の必要書類と同様で、決算日の翌日から2カ月以内となっています。例えば、3月31日が決算日の場合には、5月31日までに税務署に提出しなければいけません。

勘定科目内訳明細書は、確定申告書類の詳しい内容が正確かどうかを税務署が確認しなければいけない、という理由から提出が求められている書類です。もし、不正確であったり曖昧だったりするような記載内容があった場合には、税務署からのチェックが入ることになります。つまり、各勘定科目の透明性を保つために提出することが求められているのです。

勘定科目内訳明細書には「16の内訳書」と呼ばれているものがあり、該当する企業はこの書類を作成する必要があります。

(参考資料:国税庁HPより「勘定科目内訳明細書」の様式、https://www.nta.go.jp/law/tsutatsu/kobetsu/hojin/010705/pdf2/h020.pdf

上記の参考資料を確認すると、「16の内訳書」とは以下のようになっています。

勘定科目内訳明細書における「16の内訳書」

(1)預貯金等の内訳書

(2)受取手形の内訳書

(3)売掛金の内訳書

(4)仮払金の内訳書、貸付金及び受取利息の内訳書

(5)棚卸資産の内訳書

(6)有価証券の内訳書

(7)固定資産の内訳書

(8)支払手形の内訳書

(9)買掛金の内訳書

(10)仮受金の内訳書、源泉所得税預り金の内訳書

(11)借入金及び支払利子の内訳書

(12)土地の売上高等の内訳書

(13)売上高等の事業所別内訳書

(14)役員報酬手当等及び人件費の内訳書

(15)地代家賃等の内訳書、工業所有権等の使用料の内訳書

(16)雑益、雑損失等の内訳書

 

2.勘定科目内訳明細書の記載方法と留意点

それでは、上記の勘定科目内訳明細書における「16の内訳書」に沿って、記載方法と記載時の留意点について説明します。

(1)預貯金等の内訳書

預貯金等の内訳書は取引金融機関別に、そして預貯金の種類別に記入します。預貯金の口座名義人が企業の代表者になっているかどうかを確認しましょう。その際に、法人の名称と法人の代表者名が異なっている場合には、摘要欄に「名義人〇〇」と記入します。

(2)受取手形の内訳書

取引先1社からの受取手形の総額が100万円以上の場合には、その取引先名を個別に記入しますが、その他の場合は一括記入で問題ありません。ただし、受取手形の期末残高が100万円以上のものが5口未満の場合には、期末の残高が大きいものから順に5口ほどを記載します。

(3)売掛金の内訳書

科目欄に売掛金と未収入金を別々に記入します。取引先別の期末残高が50万円以上の場合にはその取引先名を個別で記入しますが、それ以外が一括記入で問題ありません。ただし、売掛金、あるいは未収入金の期末残高が50万円以上のものが5口未満の場合には、期末の残高が大きいものから順に5口ほどを記載します。

(4)仮払金の内訳書、貸付金及び受取利息の内訳書

取引先別の期末残高が50万円以上の場合は、その取引先別に個別で記入します。ただし、相手先が、役員、株主、、関係会社、の場合には期末残高が50万円未満であったとしても個別に記入する必要があります。

(5)棚卸資産の内訳書

棚卸資産とは、商品又は製品、半製品、仕掛品、原材料、 貯蔵品、を言います。期末の棚卸方法を記入して、品目別に、数量、単価、期末現在高、をそれぞれ記入します。

(6)有価証券の内訳書

区分には、「売買目的有価証券」、「満期保有目的等有価証券」、「その他有価証券」、を記入したうえで、それぞれに対して、「売買」、「満期」、「その他」、を記入します。また、「期中増(減)の明細」の欄には、もし期末現在高がなくても、期中で、「売却」、「買入」、「増資払込」、「評価換」などを実施した場合には記入が必要となります。

(7)固定資産の内訳書

ここでの固定資産とは、「土地、土地の上に存する権利及び建物に限る」とされています。「期中取得(処分)の明細」のそれぞれの欄には、期末現在高がなくても、期中において「売却」、「購入」、「評価換え」、を行った場合には記入が必要です。

(8)支払手形の内訳書

取引先1社からの支払手形の総額が100万円以上の場合には取引先名を個別に記入し、その他の場合は一括記入で問題ありません。ただし、支払手形の金額が100万円以上のものが5口未満の場合には、期末残高が大きいものから順に5口ほどを記載します。

(9)買掛金の内訳書

取引先別の買掛金(未払金・未払費用)の期末残高が50万円以上の場合には、取引記名を個別に記入しますが、その他は一括記入で問題はありません。ただし、買掛金の期末残高が50万円以上のものが5口未満の場合には、期末残高が大きいものから順に5口ほどを記載します。

(10)仮受金の内訳書、源泉所得税預り金の内訳書

仮受金(前受金・預り金)の内訳書は、取引先別の期末残高が50万円以上の場合には、取引先別に個別に記入します。ただし、役員、株主、関係会社に対する仮受金の場合は、期末残高が50万円未満であったとしても、全て個別に記入する必要があります。

(11)借入金及び支払利子の内訳書

取引先別の期末残高が50万円以上の場合には、個別に記入する必要があります。ただし、役員、株主、関係会社、からの借入金の場合は、期末残高が50万円未満の場合でも、全て個別に記入しなければいけません。 なお、期末残高が0の場合であっても、期中に支払利子の金額が3万円以上あった取引先に関しては記載が必要となります。

(12)土地の売上高等の内訳書

棚卸資産として所有している土地を売却した場合や土地などの売買を仲介した場合には、取引金額の大きいものから順に、個別に記入します。「区分」欄には、売上、仲介手数料、をそれぞれ記載してから、商品の所在地・地目・総面積、売上(仲介)年月、売上先(仲介)の氏名・所在地、売上(仲介)面積、売上金額(仲介手数料)、売上商品の取得年、を記載します。

(13)売上高等の事業所別内訳書

売上高等の事業所別内訳書には、事業所の名称・所在地・責任者氏名・代表者との関係、事業等の内訳、売上高、期末棚卸高、期末従業員数、使用建物の延面積、源泉所得税納付署、を記載します。なお、「計」欄は、損益計算書の金額と一致するように記載する必要があります。

(14)役員報酬手当等及び人件費の内訳書

役員報酬手当等及び人件費の内訳書には、役職名、氏名・住所・代表者との関係、常勤・非常勤の別、役員給与の計・その内訳、退職給与、などを記載します。

(15)地代家賃等の内訳書、工業所有権等の使用料の内訳書

地代家賃の区分、借地(借家)の物件の用途・所在地、貸主の名称・所在地、支払対象期間、支払賃借料、などを記載します。

(16)雑益、雑損失等の内訳書

雑益、雑損失等の内訳書には、科目、取引内容、相手先の名称・所在地、金額、を記載します。科目別で、且つ相手先別の金額が10万円以上の場合には記載が必要です。ただし、税金の還付金、その金額が10万円未満の場合であっても全て記入しなければなりません。

 

<まとめ>

勘定科目内訳明細書は内容が多岐に亘っているので作成が面倒な書類ではありますが、確定申告の内容を税務署がチェックするためには非常に重要な書類でもあります。経営者としても、各勘定科目の明細を把握することで、経営改善に繋がる自社の課題を発見ができるかもしれません。