コロナ禍でも利益を残し続ける中小企業の秘訣

費用削減の具体的手法とは?避けるべき3つのポイントを大公開

費用削減をイメージする画像 財務改善

費用を削減することにはどのような目的があるのでしょうか。費用削減の目的を会社内で共有したうえで実施することはとても重要です。また費用を削減すること自体を目的にしてしまうと縮小均衡に陥ってしまう危険性もあります。具体的な費用削減の方法と注意すべきポイントについて説明します。

 

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1.費用削減の目的

営利企業の目的は会社の利益を増やすことにあります。利益を増やすには、売上を増加させるか費用を少なくさせるか、の主に2つの方法が考えられます。○○をすれば必ず売上は増えます、という方法ははっきり言ってないでしょう。

売上を増やすには、市場調査や広告宣伝戦略の立案・実行などの方法が有益ではありますが、必ずしもそのPR方法が有効とは限らないですし、また、その効果が確認できるまでにはある程度の時間がかかる場合が多いでしょう。

しかし、費用の削減に関しては、実行するまでの時間が少ないケースが多いでしょうし、方法によっては即時に効果が期待できるものもあります。したがって、費用削減は利益を確保・拡大させるためには即効性が期待できる方法であると言えます。

しかし、費用削減自体を会社経営の目標にすることはあまり良い方法とは考えられません。経営力を向上させる、などの目標は望ましいと言えますが、費用削減は経営効率化のための施策にすぎないものだからです。

以上のように、会社の利益拡大のためには、売上拡大と費用削減の2つが柱となることは間違いありません。

 

2.主な費用削減の方法

社会保険の解説イメージ画像

費用削減の方法には様々なものがありますが、主な方法を以下のようにまとめます。

費用削減方法

説明

間接部門の業務などをアウトソーシングして固定費を流動費化(変動費化)

固定費は、売上の多寡に関わらず、一定の費用が発生してしまうものです。

固定費の削減は常に利益を生み出せる経営体質の強化に繋がります。固定費をアウトソーシング(外注)することで、固定費を変動費化できるうえに、経費そのものの削減も可能となります。

アウトソーシングは、業務の効率化、迅速化、品質向上などの効果により、社員の削減などが可能になるので、競争力や付加価値の向上に資するものとして利用されています。

共有が可能な業務プロセスの洗い出しと重複業務の見直し

費用削減を行う際には、その業務がコアな業務なのかノンコアな業務なのか、に分別して、業務プロセスを可視化することが必要です。

次いで、各業務プロセスについて、必要性や共有の可能性について検討します。

共有が可能な業務プロセスは、できるだけ標準化を図るようにして、業務内容の重複を解消することを検討します。

場合によっては、人事異動や配置換えの必要が生じる場合もありますが、従業員のモチベーションを下げないように、上長はしっかりとした説明と対応が必要となります。

顧客の選別と重要顧客への注力

パレートの法則、というものがあり、これは一般的には2割の顧客で売上の8割を占める、というものです。

つまり、8割の顧客に対して経費をかけても利益(売上)への貢献割合は少ないと考えられるので、貴重な経営資源である費用は2割の重要顧客に集中することで効率性が向上するのです。

現状、販促費のウェイトが高いようであれば、この方法を用いることで、より大きな効果を得ることができるかもしれません。

業務の標準化・最適化・マニュアル化の推進

特定の社員に業務を依存し過ぎてしまうと、その社員が辞めてしまった場合には、業務の停滞や後任社員への教育コスト・時間が大きくなってしまう可能性が高まります。

したがって、業務の標準化・最適化・マニュアル化を進めることが必要になります。

同時に業務効率化も図れますし、加えて、業務を正社員から派遣社員やアルバイトなどへ移行することで人件費削減もできます。

IT技術やインフラの活用

書類をPDFにすることで、ペーパーレス化を図ることができて、印刷コストや保管コストを削減することが可能になります。

また、これまでのFAXではなく、インターネットFAXを利用すれば従来のFAX機器を削減することができるし、外出先などからスマホでも閲覧することが可能になるので、業務の効率化に繋がると考えられます。

エクセルやワードなどのアプリケーションソフトを有料で購入しなくても、無料の「Google Docs」などで十分代用できる場合もあります。

以上のようにITツールを上手に活用することで費用削減することは可能なのです。

不良在庫や長期滞留在庫の処分

不良在庫や長期滞留在庫の処分は、多くの会社でなかなか適切に実行されていません。

その理由は、不良在庫の廃棄処などは、一般的には上長からの認可・承認が必要となっていて、その際に「なぜ不良在庫になったのか」という責任を問われるケースが多いため、と考えられます。

しかし、実態としては費用を隠しているだけの状態なので、定期的に在庫を管理・処分する仕組みを導入することで、キャッシュフローの改善や無駄な管理費の削減が可能となります。

一般事務用品の見直し

細かい部分だと思われるかもしれませんが、一般事務用品の費用は決して馬鹿にできない金額になっている場合もあります。

例えば、コピー作業そのものやカラーコピーを極力減らすことで、紙代やカラーコピー代が節約できます。

 

3.注意が必要な費用削減方法

これまで説明したような方法で費用削減を行うことは可能ですが、中にはあまりおすすめできない「やっていけない費用削減」というものもあります。

(1)自社のサービスや商品の品質低下を招くような費用削減

もし、顧客に提供しているサービスや商品の品質を落としかねないような費用削減を考えているようであれば、再考の余地があると思われます。場合によっては、顧客離れに繋がってしまうかもしれませんし、売上そのものを減らしてしまう危険性があります。

例えば、飲食店の場合、仕入れ金額の安さにばかり注目して、お客様に提供する料理の品質が下がってしまうようなことは本末転倒です。一定水準の品質を維持することの方が重要な場合が多いのではないでしょうか。

(2)従業員の労働意欲の低下につながるような費用削減

人員削減を行って2人で3人分の業務を行うようにすれば大幅な経費削減になる可能性はありますが、従業員からは給料が変らないのに仕事の量だけが増えることになるので、働く意欲は下がるでしょう。

他には、細かい点かもしれませんが、電気代を節約するために過度に冷房機器や暖房機器を使わせないような場合には、暑さや寒さで業務効率が大きく悪化する可能性もありますので、注意が必要です。

(3)信用低下を招くような費用削減

例えば、固定電話をIP電話などに換えるような場合には、維持費や利用料金も含めて、大きな費用削減の効果が期待できます。しかし、いまだに固定電話に対する信用度はそれなりに高い場合も考えられますので、顧客の特徴・年齢層や自社のサービスや商品の特性を十分に考えたうえで、連絡先を固定電話から変えるかどうかを決めましょう。

看板、街頭広告、などの設置や維持には費用がかかtっていますが、そのような広告を一気に止めてしまう場合には注意が必要です。急に広告がなくなってしまうと、その会社に対するイメージが一気に薄くなってしまったり、経営状態が悪化しているのではないかという風評が立ってしまったり、する場合があるからです。

 

まとめ

費用削減は利益を確保・拡大する方法ではあるものの、場合によっては、逆効果になってしまうような方法もあります。費用削減方法を実施した場合のプラスとマイナスの効果を十分に検討したうえで実行の可否を決定することが重要だと考えます。